Teamassistenz für den Tagungsbereich (m/w/d)

Wir suchen zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine

Teamassistenz für den Tagungsbereich (m/w/d) in Teilzeit (30 Wochenstunden). 

In der Akademie, idyllisch am Ufer des Starnberger Sees gelegen, finden ganzjährig Tagungen, Seminare und Kongresse sowie kulturelle Veranstaltungen für bis zu 200 Teilnehmerinnen und Teilnehmern statt. Für diesen Tagungsbereich (Tagungsmanagement) suchen wir eine Verstärkung unseres Sekretariatsteams.

Ihre Aufgaben: 

Neben allgemeinen Bürotätigkeiten sind dies vor allem die kompetente Unterstützung der Tagungsleitung bei der Organisation von Akademietagungen:

• Erstellung von Tagungsprogrammen und tagungsbegleitenden Medien mit dem Grafikprogramm InDesign (Vorkenntnisse sind wünschenswert aber nicht erforderlich)
• Pflege der Adressen im Seminarverwaltungsprogramm
• Bearbeitung von Anmeldungen sowie Kommunikation mit Tagungsinteressenten
• selbstständige Erledigung der Korrespondenz mit Referentinnen und Referenten und Kooperationspartnern
• sowie weitere organisatorische Aufgaben in Zusammenhang mit unseren Tagungen (wie z.B. Vor- und Nachbereitung von Tagungen inkl. Anlage von Rechnungen und Abstimmung mit anderen Arbeitsbereichen der Akademie).

Ihr Profil:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im genannten Aufgabenfeld
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Anwendungen (v.a. Outlook und Word sowie Grundkenntnisse in Excel)
• eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsgeschick, Kontaktfreudigkeit sowie eine exakte strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.

Darüber hinaus: 

• bringen Sie Eigeninitiative, Engagement und Flexibilität mit
• behalten Sie auch in stressigen Situationen den Überblick
• sind Sie eine weitgehend digitale Arbeitsweise gewöhnt
• sind Sie offen, sich neue Fertigkeiten anzueignen
• runden ein hohes Maß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit sowie Diskretion Ihr Profil ab
• wäre ein Wohnort in Akademienähe wünschenswert.

Wir bieten:

Einen attraktiven Arbeitsplatz am Ufer des Starnberger Sees, eine vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem eingespielten Team auf einer unbefristeten Stelle nach der üblichen Probezeit mit Bezahlung (13 Gehälter) und Sozialleistungen (z.B. bis zu 30 Urlaubstage) nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L, EG 6). Es besteht die Möglichkeit auf Gleitzeit und gelegentliches Homeoffice. 

Fragen rund um die Stelle beantwortet Viktoria Aratsch (Tel.: 08158/256-47, v.aratsch@apb-tutzing.de). An sie richten Sie bitte auch Ihre aussagekräftige Bewerbung (PDF-Dokument mit Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugnisse etc.) unter Angabe Ihres frühesten Einstiegstermins.